ISO 14001 stappenplan

Oriëntatie en draagvlak

Voordat je begint, moet de beslissing goed doordacht zijn. Waarom wil je dit certificaat? Is het omdat klanten erom vragen, omdat je milieu-impact wilt verminderen, of beide? De reden bepaalt mede hoe je het traject aanpakt.

Het management moet erachter staan. Niet alleen op papier, maar actief. ISO 14001 vraagt betrokkenheid van de directie bij het milieubeleid en de doelstellingen. Zonder commitment van de top wordt het een moeizaam traject dat waarschijnlijk strandt.

Wijs ook iemand aan die het project trekt. Dit hoeft geen fulltime functie te zijn, maar er moet wel iemand verantwoordelijk zijn voor de voortgang.

Gap-analyse uitvoeren

Een gap-analyse brengt in kaart wat je al hebt en wat er nog mist. Je loopt de eisen van ISO 14001 langs en beoordeelt eerlijk waar je staat. Voldoe je al? Gedeeltelijk? Nog helemaal niet?

De meeste bedrijven hebben meer dan ze denken. Je houdt je waarschijnlijk al aan milieuregels, je hebt procedures voor afvalbeheer, en je weet welke vergunningen je nodig hebt. De kunst is om dit expliciet te maken en de gaten te vinden.

Het resultaat is een lijst van actiepunten. Dit wordt je routekaart voor de implementatie.

Milieuaspecten identificeren

Dit is een kernstap in ISO 14001. Je brengt in kaart welke activiteiten, producten en diensten van je organisatie invloed hebben op het milieu. Dit noemen we milieuaspecten.

Voorbeelden van milieuaspecten zijn energieverbruik, waterverbruik, uitstoot naar lucht, lozing naar water, afvalproductie, gebruik van grondstoffen, en transport. Maar ook indirecte aspecten tellen mee, zoals de milieu-impact van je leveranciers of het energieverbruik van je producten bij de klant.

Vervolgens bepaal je welke aspecten significant zijn. Niet alles is even belangrijk. Je beoordeelt de aspecten op criteria zoals de omvang van de impact, de frequentie, de wettelijke eisen, en de mogelijkheid tot beheersing.

Een drukkerij concludeert misschien dat inktverbruik, papierafval en energieverbruik de significante aspecten zijn. Een transportbedrijf focust op brandstofverbruik en uitstoot. Een IT-bedrijf kijkt naar elektriciteitsverbruik van servers en de levensduur van hardware.

Milieudoelstellingen bepalen

Voor de significante milieuaspecten stel je concrete doelen. Deze doelen moeten meetbaar zijn en een tijdshorizon hebben, zodat je kunt vaststellen of je ze haalt.

Voorbeelden van milieudoelstellingen zijn het verminderen van energieverbruik met tien procent binnen twee jaar, het terugdringen van restafval met vijftien procent per jaar, of het overstappen op honderd procent groene stroom voor het einde van het jaar.

Bij elk doel hoort een actieplan. Wat ga je doen om het doel te bereiken? Wie is verantwoordelijk? Welke middelen zijn nodig?

Documentatie opzetten

Je legt je milieumanagementsysteem vast in documentatie. Dit hoeft geen dik handboek te zijn, maar je moet wel kunnen aantonen hoe je systeem werkt.

De documentatie omvat typisch het milieubeleid, de scope van je systeem, de milieuaspecten en de beoordeling daarvan, de doelstellingen en actieplannen, procedures voor kritische activiteiten, en registraties die bewijzen dat je doet wat je zegt.

De vorm mag je zelf kiezen. Sommige bedrijven werken met tekstdocumenten, anderen met flowcharts of digitale systemen. Zolang het toegankelijk en actueel is, voldoet het.

Implementeren en toepassen

Documentatie alleen is niet genoeg. Je moet aantonen dat het systeem werkt in de praktijk. Dit betekent dat je medewerkers traint, dat je registraties bijhoudt, en dat je het systeem een tijdje draait voordat de auditor komt.

Train medewerkers in hun rol binnen het milieumanagementsysteem. Wat wordt van hen verwacht? Waar moeten ze op letten? Hoe melden ze afwijkingen?

Houd registraties bij van je milieuprestaties. Energieverbruik per maand, hoeveelheid afval, resultaten van metingen. Deze data heb je nodig om te beoordelen of je je doelen haalt, en de auditor wil ze zien.

Interne audit

Voordat de externe auditor langskomt, controleer je zelf of je systeem voldoet. Dit is de interne audit, en het is een verplicht onderdeel van de norm.

Tijdens de interne audit loop je alle eisen van ISO 14001 langs en check je of je eraan voldoet. Je praat met medewerkers, bekijkt registraties, en beoordeelt of de werkelijkheid overeenkomt met wat je hebt gedocumenteerd.

De persoon die auditt mag niet zijn eigen werk controleren. De milieucoördinator mag dus niet zijn eigen procedures auditen. Bij kleinere bedrijven laten ze dit vaak door iemand van buiten doen.

Het resultaat van de interne audit is een rapport met bevindingen. Afwijkingen moet je oplossen voordat de certificeringsaudit plaatsvindt.

Directiebeoordeling

De directie beoordeelt periodiek het milieumanagementsysteem. Dit is een formele eis van de norm en een belangrijk ijkpunt.

In de directiebeoordeling bespreek je de resultaten van audits en inspecties, de mate waarin doelstellingen zijn behaald, klachten en incidenten, veranderingen in wet- en regelgeving, en mogelijkheden voor verbetering.

De output is een besluitenlijst met eventuele aanpassingen aan beleid, doelstellingen of middelen. De notulen bewaar je want de auditor vraagt ernaar.

Certificerende instantie kiezen

Je kiest een geaccrediteerde certificerende instantie voor de audit. In Nederland zijn dat bijvoorbeeld Kiwa , TÜV , DNV , Bureau Veritas , DEKRA , en LRQA .

Kies een instantie die is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA) . Alleen dan is je certificaat officieel erkend. Je kunt dit controleren in het register op de website van de RvA.

Vraag offertes aan bij twee of drie instanties. Vergelijk niet alleen op prijs, maar ook op doorlooptijd en de ervaring van de auditor in jouw sector.

Certificeringsaudit

De certificeringsaudit bestaat uit twee fasen, die vaak kort na elkaar plaatsvinden maar soms ook gecombineerd worden.

In fase 1 beoordeelt de auditor je documentatie en bepaalt of je klaar bent voor fase 2. Dit kan op locatie of op afstand. Je krijgt feedback op eventuele tekortkomingen die je moet oplossen.

In fase 2 komt de auditor op locatie. Hij controleert of je systeem werkt zoals beschreven. Hij praat met medewerkers, bekijkt registraties, loopt rond op de werkvloer, en volgt processen. Dit is de daadwerkelijke toets.

Na afloop krijg je een rapport. Bij afwijkingen krijg je de kans om deze op te lossen voordat het certificaat wordt afgegeven. Bij ernstige afwijkingen kan een heraudit nodig zijn.

Certificaat en onderhoud

Als de audit positief is en eventuele afwijkingen zijn opgelost, ontvang je het ISO 14001 certificaat. Het is drie jaar geldig.

Maar het werk stopt niet. Elk jaar komt de auditor terug voor een surveillance-audit om te controleren of je het systeem onderhoudt en verbetert. Na drie jaar volgt een hercertificeringsaudit voor een nieuw certificaat.