Kosten en tijdlijn ISO 45001

Een van de eerste vragen bij ISO 45001  is: wat gaat het kosten? Je hebt een geaccrediteerde certificerende instantie  nodig en de norm zelf is verkrijgbaar via NEN . Op deze pagina geven we realistische indicaties voor verschillende bedrijfsgroottes.

Kostenopbouw

De totale investering in ISO 45001 certificering bestaat uit verschillende onderdelen. Het is belangrijk om al deze kosten mee te nemen in je budgettering.

Advieskosten

De meeste organisaties schakelen een adviseur in voor begeleiding bij de implementatie. Dit is niet verplicht, maar verkort de doorlooptijd en vergroot de kans op succes bij de eerste auditpoging.

Een adviseur helpt bij de gap-analyse, het opzetten van documentatie, het uitvoeren van de risicobeoordeling en de voorbereiding op de audit. Tarieven liggen tussen de €100 en €175 per uur, afhankelijk van ervaring en specialisatie.

Interne uren

Naast externe kosten vraagt het traject ook interne capaciteit. Iemand moet het project trekken, medewerkers worden getraind en procedures moeten worden geschreven en geïmplementeerd.

Reken op 50-100 interne uren voor een klein bedrijf en 200-500 uren voor een grotere organisatie. Dit is tijd die je niet aan andere zaken kunt besteden, dus neem dit mee in je planning.

Certificeringsaudit

De kosten voor de certificeringsaudit zelf hangen af van het aantal auditdagen, dat weer afhankelijk is van je bedrijfsgrootte en risiconiveau. Certificerende instanties hanteren richtlijnen van de International Accreditation Forum (IAF)  voor het minimum aantal auditdagen.

Overige kosten

Afhankelijk van je situatie kunnen er nog andere kosten bijkomen. Denk aan de aanschaf van de norm zelf bij NEN  voor ongeveer €200, interne auditortraining voor €500-€1.500 per persoon, aanpassingen aan processen of werkplekken, en eventuele software voor documentbeheer of incidentregistratie.

Totaaloverzicht kosten

Jaarlijkse kosten na certificering

Na de initiële certificering zijn er doorlopende kosten om het certificaat geldig te houden.

Surveillance-audits

Elk jaar komt de certificerende instantie langs voor een surveillance-audit. Dit is korter dan de initiële audit, typisch een derde tot de helft van de tijd. De kosten liggen tussen de €1.000 en €5.000, afhankelijk van je grootte.

Hercertificering

Na drie jaar is een hercertificeringsaudit nodig. Deze is uitgebreider dan de surveillance-audit en vergelijkbaar met de initiële audit. De kosten zijn ook vergelijkbaar.

Onderhoud systeem

Het G&VW-managementsysteem vraagt doorlopende aandacht. Denk aan interne audits, directiebeoordelingen, bijhouden van documentatie en opvolgen van incidenten. Dit kost interne uren en eventueel externe ondersteuning.

Doorlooptijd

De tijd die nodig is om gecertificeerd te raken, hangt af van je startpositie en de beschikbare capaciteit.

Factoren die de doorlooptijd beïnvloeden

Je huidige situatie speelt een grote rol. Heb je al een werkende RI&E en goed arbobeleid? Dan is de stap naar ISO 45001 kleiner. Moet je vanaf nul beginnen? Dan duurt het langer.

Als je al een ander ISO-certificaat hebt, zoals ISO 9001 of ISO 14001, kun je veel hergebruiken. De HLS-structuur betekent dat elementen als documentbeheer, interne audits en directiebeoordeling al op orde zijn. Alleen het G&VW-specifieke deel moet je nieuw opzetten.

De beschikbare capaciteit is ook bepalend. Als het project “erbij” moet naast het dagelijks werk, duurt het langer dan wanneer iemand er dedicated tijd voor krijgt.

Realistische tijdlijnen

Kosten besparen

Er zijn mogelijkheden om de kosten te drukken, maar wees je bewust van de trade-offs.

Zelf doen in plaats van adviseur

Je kunt het traject zonder adviseur doorlopen. De norm en informatie van SCCM  bieden voldoende handvatten. Het scheelt advieskosten, maar kost meer interne uren en de kans op afwijkingen bij de audit is groter als je geen ervaring hebt.

Combineren met andere certificeringen

Als je meerdere ISO-certificaten wilt, loont combineren. Een geïntegreerde implementatie van ISO 9001 en ISO 45001 kost niet het dubbele van één certificaat alleen. De overlap in de HLS-structuur levert synergie op.

Ook de audits kun je combineren. Een gecombineerde audit is goedkoper dan twee afzonderlijke audits, typisch 20-30% besparing.

Offertes vergelijken

Vraag offertes aan bij minimaal drie certificerende instanties en vergelijk. De prijzen kunnen significant verschillen. Let niet alleen op de initiële audit, maar ook op de surveillance-audits en eventuele aanvullende kosten.

Interne auditor opleiden

In plaats van de interne audit uit te besteden, kun je een medewerker opleiden tot interne auditor. De training kost €500-€1.500, maar bespaart daarna jaarlijks op externe auditkosten.

Return on investment

De investering in ISO 45001 levert ook wat op. Directe baten zijn minder ongevallen en verzuim, lagere verzekeringspremies in sommige gevallen, en toegang tot opdrachten waar certificering vereist is.

Indirecte baten zijn moeilijker te kwantificeren maar niet minder reëel. Denk aan een betere reputatie, hogere medewerkerstevredenheid, meer grip op risico’s en minder gedoe met de Arbeidsinspectie.

Of de investering zich terugverdient, hangt af van je situatie. Voor een bedrijf dat opdrachten misloopt door ontbrekend certificaat, is de ROI evident. Voor een bedrijf dat het vooral voor interne verbetering doet, is de berekening complexer.

Volgende stap

Klaar om te starten? Bekijk het stappenplan voor het traject, of lees meer over de eisen van de norm.