Wat is ISO 9001?
ISO 9001 is de internationale standaard voor kwaliteitsmanagement, ontwikkeld door de International Organization for Standardization (ISO) . Met dit certificaat bewijs je dat je processen op orde zijn, dat je doet wat je belooft en dat je continu werkt aan verbetering.
De norm wordt wereldwijd erkend en is toepasbaar op elke organisatie, ongeacht grootte of sector. Van een zzp’er tot een multinational, van een productiebedrijf tot een zorginstelling. In Nederland is NEN verantwoordelijk voor de publicatie van de Nederlandse versie.
De officiële naam is NEN-EN-ISO 9001:2015. NEN staat voor de Nederlandse vertaling, EN voor de Europese standaard, ISO voor de internationale norm. In de praktijk zegt iedereen gewoon “ISO 9001”.
In het kort
| Wat is het? | Internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen |
| Voor wie? | Elke organisatie die kwaliteit wil borgen |
| Verplicht? | Wettelijk niet, maar vaak vereist door klanten of bij aanbestedingen |
| Geldigheid | 3 jaar, met jaarlijkse controle-audits |
| Kosten | €3.000 - €15.000+ (afhankelijk van bedrijfsgrootte) |
| Doorlooptijd | 2-8 maanden |
Waarom zou je ISO 9001 willen?
Er zijn drie hoofdredenen waarom bedrijven kiezen voor ISO 9001:
1. Je klanten vragen erom
Veel grote opdrachtgevers en overheden stellen ISO 9001 als eis. Zonder certificaat kom je niet in aanmerking voor de opdracht. Bij aanbestedingen zie je regelmatig “ISO 9001 certificaat vereist” staan.
Een installatiebedrijf dat wil meedoen aan projecten voor woningcorporaties komt er al snel achter: zonder ISO 9001 word je niet eens uitgenodigd om een offerte te maken.
2. Je wilt je processen verbeteren
ISO 9001 dwingt je om kritisch naar je eigen werkwijze te kijken. Wat doe je precies? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Waar gaat het soms mis? Door dit vast te leggen en te meten, ontdek je waar je kunt verbeteren.
Veel bedrijven zeggen achteraf: “We hadden dit veel eerder moeten doen.” Niet vanwege het papiertje, maar vanwege de inzichten die het oplevert.
3. Je wilt je onderscheiden
Een ISO 9001 certificaat is een keurmerk. Het laat potentiële klanten zien dat een onafhankelijke partij heeft gecontroleerd of je kwaliteit levert. Certificerende instanties zoals Kiwa , TÜV en DEKRA voeren deze audits uit. Dat schept vertrouwen, zeker bij nieuwe klanten die je nog niet kennen.
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is simpelweg de manier waarop je als organisatie je kwaliteit borgt. Het bestaat uit:
- Processen: hoe je je werk uitvoert
- Procedures: de afspraken over wie wat doet
- Registraties: het bewijs dat je doet wat je zegt
Dat hoeft geen dik handboek te zijn. Sinds de versie van 2015 is ISO 9001 juist flexibeler geworden. Je beschrijft hoe jullie het doen, niet hoe een norm zegt dat het moet.
Veel bedrijven denken nog steeds dat ze een uitgebreid kwaliteitshandboek nodig hebben. Dat is sinds 2015 niet meer zo. De norm vraagt om “gedocumenteerde informatie”, maar hoe je dat vastlegt mag je zelf bepalen. Een flowchart kan genoeg zijn.
De 7 principes van ISO 9001
ISO 9001 is gebouwd op zeven principes . Je hoeft ze niet uit je hoofd te kennen, maar ze helpen om te begrijpen waar de norm over gaat:
- Klantgerichtheid - Alles draait om het voldoen aan klantverwachtingen
- Leiderschap - De directie moet het voortouw nemen en het goede voorbeeld geven
- Betrokkenheid van medewerkers - Kwaliteit is een zaak van iedereen, niet alleen van de kwaliteitsmanager
- Procesbenadering - Je kijkt naar je werk als een samenhangend geheel van processen
- Verbetering - Je blijft continu zoeken naar manieren om beter te worden
- Besluitvorming op basis van feiten - Je meet en analyseert voordat je beslissingen neemt
- Relatiebeheer - Je onderhoudt goede relaties met leveranciers en andere belanghebbenden
De PDCA-cyclus
ISO 9001 draait om de Plan-Do-Check-Act cyclus. Dit is een simpele maar krachtige manier van werken:
- Plan: Bedenk wat je wilt bereiken en hoe
- Do: Voer je plan uit
- Check: Meet of het werkt zoals bedoeld
- Act: Stuur bij waar nodig en verbeter
Deze cyclus pas je toe op alles: van je hele organisatie tot individuele processen. Het zorgt ervoor dat je niet stilstaat maar continu verbetert.
Is ISO 9001 verplicht?
Wettelijk niet. Er is geen wet die zegt dat je ISO 9001 moet hebben.
Maar in de praktijk is het vaak wel verplicht:
- Bij aanbestedingen van de overheid
- Als eis van grote opdrachtgevers
- In bepaalde sectoren waar klanten het verwachten
Sommige bedrijven komen er pas achter dat ze het nodig hebben wanneer ze een grote opdracht mislopen. Dan begint alsnog het traject, maar onder tijdsdruk.
Tip: als je verwacht dat ISO 9001 ooit nodig is, begin dan eerder dan later. Een certificeringstraject kost tijd en je wilt niet in de stress een systeem optuigen.
Hoeveel kost het?
De kosten hangen af van je bedrijfsgrootte en complexiteit:
| Bedrijfsgrootte | Indicatie totale kosten |
|---|---|
| ZZP / klein (1-10) | €3.000 - €6.000 |
| MKB (10-50) | €6.000 - €12.000 |
| Groter (50-100) | €12.000 - €20.000 |
| Groot (100+) | €20.000+ |
Dit zijn de kosten voor het eerste jaar, inclusief begeleiding en de certificeringsaudit. Lees meer op de pagina kosten en tijdlijn.
Hoe lang duurt het?
Ook dit hangt af van je uitgangssituatie:
- Als je al veel op orde hebt: 2-4 maanden
- Gemiddeld MKB-bedrijf: 4-6 maanden
- Complexe organisatie of vanaf nul: 6-12 maanden
Het gaat niet alleen om de documentatie. Je moet ook aantonen dat je systeem werkt. Dat betekent dat je het een tijdje moet toepassen voordat de auditor langskomt.