ISO 45001 begrippen en definities

ISO 45001  gebruikt specifieke terminologie die je moet begrijpen om de norm goed toe te passen. De officiële normtekst inclusief definities is verkrijgbaar via NEN . Deze woordenlijst verklaart de belangrijkste begrippen, zowel de formele definities als wat ze in de praktijk betekenen.

A

Afwijking

Een afwijking is het niet voldoen aan een eis. In de context van ISO 45001 kan dit een eis zijn uit de norm zelf, uit wetgeving, of uit je eigen procedures.

Een auditor constateert een afwijking als je iets niet doet wat je zou moeten doen, of als je het anders doet dan je hebt vastgelegd. Afwijkingen vragen om corrigerende maatregelen.

Arbeidsomstandigheden

De fysieke, sociale, psychologische en omgevingsfactoren waaronder werk wordt verricht. Dit omvat de werkplek, werkmethoden, werktijden, werkdruk en de organisatie van het werk.

ISO 45001 vraagt je om arbeidsomstandigheden te beheersen die de gezondheid en veiligheid van werknemers kunnen beïnvloeden.

Audit

Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces om te bepalen of aan de eisen wordt voldaan. ISO 45001 kent interne audits (door je eigen organisatie) en externe audits (door de certificerende instantie).

Lees meer over het auditproces.

B

Belanghebbenden (interested parties)

Personen of organisaties die invloed kunnen hebben op, of beïnvloed worden door, je G&VW-managementsysteem. Denk aan werknemers, aannemers, vakbonden, toezichthouders, klanten en omwonenden.

De norm vraagt je om te bepalen wie je belanghebbenden zijn en wat hun verwachtingen zijn op het gebied van arbeidsveiligheid.

Beroepsziekte

Een ziekte die het gevolg is van blootstelling aan risicofactoren op het werk. Voorbeelden zijn gehoorverlies door lawaai, longaandoeningen door stof, of RSI door repeterende bewegingen.

ISO 45001 vraagt niet alleen om ongevallen te voorkomen, maar ook om beroepsziekten te voorkomen door blootstelling aan schadelijke factoren te beheersen.

Bewijsmateriaal (objective evidence)

Gegevens die aantonen dat iets waar is of bestaat. Bij een audit zijn dit de documenten, registraties en observaties die laten zien dat je aan de eisen voldoet.

C

Certificerende instantie (CI)

Een onafhankelijke organisatie die beoordeelt of je G&VW-managementsysteem voldoet aan ISO 45001 en die het certificaat afgeeft. In Nederland zijn dit onder andere DNV, LRQA, BSI, TÜV, Kiwa en Bureau Veritas.

De CI moet zelf geaccrediteerd zijn door de Raad voor Accreditatie (RvA).

Competentie

Het vermogen om kennis en vaardigheden toe te passen om de gewenste resultaten te bereiken. ISO 45001 vraagt je om te bepalen welke competenties nodig zijn voor functies die de G&VW-prestaties beïnvloeden, en te zorgen dat medewerkers deze competenties hebben.

Compliance-verplichtingen

Wettelijke eisen en andere eisen waaraan je moet voldoen. Voor arbeidsveiligheid in Nederland zijn dit onder andere de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Daarnaast kunnen er eisen zijn uit contracten, brancheafspraken of eigen beleid.

Context van de organisatie

De interne en externe factoren die relevant zijn voor je G&VW-managementsysteem. Externe factoren zijn bijvoorbeeld wetgeving, arbeidsmarkt en technologische ontwikkelingen. Interne factoren zijn bijvoorbeeld je cultuur, kennis en middelen.

De contextanalyse helpt je om je systeem af te stemmen op je specifieke situatie.

Continue verbetering

Het doorlopend proces om prestaties te verbeteren. ISO 45001 is gebaseerd op het principe dat je niet alleen voldoet aan de eisen, maar steeds beter wordt. Dit is geen eenmalige actie maar een permanente houding.

Corrigerende maatregel

Een actie om de oorzaak van een afwijking of incident weg te nemen en herhaling te voorkomen. Anders dan een correctie (die alleen het directe probleem oplost) pakt een corrigerende maatregel de onderliggende oorzaak aan.

D

Directie (top management)

De persoon of groep die de organisatie aanstuurt en bestuurt op het hoogste niveau. Bij een BV is dit typisch de directeur of het directieteam.

ISO 45001 legt specifieke verantwoordelijkheden bij de directie: het tonen van leiderschap, het vaststellen van beleid, het toewijzen van middelen en het borgen van de effectiviteit van het systeem.

Documentatie / Gedocumenteerde informatie

Informatie die je moet beheersen en bijhouden. ISO 45001 spreekt niet meer van “documenten” en “registraties” maar van “gedocumenteerde informatie”. Dit geeft je vrijheid in de vorm: papier, digitaal, video, whatever works.

De norm specificeert waar gedocumenteerde informatie vereist is. Dat is je minimum. Je mag meer vastleggen als dat helpt.

E

Effectiviteit

De mate waarin geplande activiteiten worden gerealiseerd en geplande resultaten worden behaald. Een effectief G&VW-managementsysteem bereikt daadwerkelijk wat het beoogt: minder incidenten, betere arbeidsomstandigheden.

G

G&VW (OH&S)

Gezondheid en Veiligheid op het Werk (Occupational Health and Safety). De afkorting G&VW is de Nederlandse term die ISO 45001 gebruikt. Internationaal zie je OH&S of OHS.

G&VW-beleid

Een formele verklaring van de directie over de intenties en richting van de organisatie op het gebied van arbeidsveiligheid. Het beleid moet commitment bevatten aan veilige en gezonde arbeidsomstandigheden, aan het voldoen aan wetgeving, en aan continue verbetering.

G&VW-doelstelling

Een concreet resultaat dat je wilt bereiken op het gebied van arbeidsveiligheid. Doelstellingen moeten meetbaar zijn (waar mogelijk) en consistent met het beleid.

Voorbeelden: “Nul ongevallen met verzuim”, “Alle medewerkers getraind in veilig werken”, “Geluidsblootstelling onder 80 dB(A) op alle werkplekken”.

G&VW-managementsysteem

Het geheel van elementen waarmee je arbeidsveiligheid beheert: beleid, processen, procedures, registraties, middelen, verantwoordelijkheden. ISO 45001 beschrijft wat dit systeem moet omvatten.

G&VW-prestaties

De meetbare resultaten van je G&VW-managementsysteem. Dit omvat zowel reactieve indicatoren (incidenten, verzuim) als proactieve indicatoren (uitgevoerde inspecties, afgesloten verbeteracties).

Gevaar (hazard)

Een bron met het potentieel om letsel of ziekte te veroorzaken. Voorbeelden: machines met bewegende delen, gevaarlijke stoffen, werken op hoogte, fysieke belasting, werkdruk.

Gevarenidentificatie is de eerste stap in risicobeoordeling. Je kunt geen risico beheersen dat je niet hebt geïdentificeerd.

Lees meer over gevaren identificeren en risico’s beoordelen.

H

Hiërarchie van beheersmaatregelen

De volgorde waarin je beheersmaatregelen moet overwegen:

1. Eliminatie (de bron wegnemen)
2. Substitutie (vervangen door iets minder gevaarlijks)
3. Technische maatregelen (afscherming, ventilatie)
4. Administratieve maatregelen (procedures, training)
5. PBM’s (persoonlijke beschermingsmiddelen)

Je begint bovenaan. Pas als hogere niveaus niet haalbaar zijn, ga je naar lagere niveaus. PBM’s zijn de laatste optie, niet de eerste.

High Level Structure (HLS)

De gemeenschappelijke structuur die alle moderne ISO-managementsysteemnormen delen. Hoofdstuk 4 gaat altijd over context, hoofdstuk 5 over leiderschap, enzovoort. Dit maakt het makkelijk om ISO 45001 te combineren met ISO 9001 en ISO 14001.

I

Incident

Een gebeurtenis die voortkomt uit of plaatsvindt tijdens het werk en die zou kunnen of daadwerkelijk leidt tot letsel of ziekte. De term incident omvat zowel ongevallen (met letsel) als bijna-ongevallen (zonder letsel maar met potentieel).

ISO 45001 vraagt om incidenten te onderzoeken, oorzaken te achterhalen en maatregelen te nemen.

Interne audit

Een audit uitgevoerd door of namens de organisatie zelf. Het doel is te controleren of het G&VW-managementsysteem voldoet aan de eigen eisen en aan ISO 45001, en of het effectief is geïmplementeerd.

Interne audits zijn een verplicht onderdeel van het systeem.

K

KAM

Kwaliteit, Arbo, Milieu. De term voor een geïntegreerd managementsysteem dat ISO 9001 (kwaliteit), ISO 45001 (arbo/arbeidsveiligheid) en ISO 14001 (milieu) combineert.

Een KAM-coördinator is iemand die verantwoordelijk is voor alle drie de gebieden.

Kans (opportunity)

Een mogelijkheid om de G&VW-prestaties te verbeteren. ISO 45001 vraagt niet alleen om risico’s te beheersen, maar ook om kansen te identificeren en te benutten.

L

Letsel en ziekte (injury and ill health)

Het schadelijke effect op de fysieke, mentale of cognitieve toestand van een persoon. Dit omvat zowel acute letsel (een snijwond, een breuk) als chronische aandoeningen (gehoorverlies, rugklachten, burn-out).

Leiderschap

De betrokkenheid en aansturing door de directie. ISO 45001 vraagt om actief leiderschap: niet alleen middelen toewijzen, maar persoonlijk verantwoordelijkheid nemen voor de veiligheid in de organisatie.

M

Managementsysteem

Een verzameling samenhangende elementen om beleid en doelstellingen vast te stellen en te bereiken. Het omvat structuur, rollen, planning, uitvoering, evaluatie en verbetering.

Meten en monitoren

Het verzamelen van gegevens over je G&VW-prestaties. Dit kan kwantitatief zijn (aantal incidenten, verzuimpercentage) of kwalitatief (observaties, beoordelingen). Zonder meten weet je niet of je systeem werkt.

N

Naleving (compliance)

Het voldoen aan eisen, zowel wettelijke eisen als andere eisen die je hebt onderschreven. ISO 45001 vraagt om een proces om je compliance-verplichtingen te identificeren en te evalueren of je eraan voldoet.

Noodsituatie (emergency)

Een onvoorziene situatie die onmiddellijke actie vraagt om gevaar voor mensen of schade te beperken. Voorbeelden: brand, lekkage van gevaarlijke stoffen, ernstig ongeval, instortingsgevaar.

ISO 45001 vraagt om noodsituaties te identificeren en je erop voor te bereiden met procedures en oefeningen.

O

Organisatie

De entiteit die het G&VW-managementsysteem implementeert. Dit kan een heel bedrijf zijn, maar ook een onderdeel zoals een vestiging of divisie.

Outsourcing (uitbesteding)

Het laten uitvoeren van een proces door een externe partij. Als je werk uitbesteedt, blijf je verantwoordelijk voor de veiligheid. ISO 45001 vraagt om uitbestede processen te beheersen.

P

PBM (persoonlijke beschermingsmiddelen)

Middelen die een werknemer draagt of gebruikt om zichzelf te beschermen tegen gevaren. Voorbeelden: helm, veiligheidsschoenen, gehoorbescherming, veiligheidsbril, handschoenen, ademhalingsbescherming.

PBM’s zijn de laatste verdedigingslinie, niet de eerste. Zie hiërarchie van beheersmaatregelen.

PDCA-cyclus

Plan-Do-Check-Act. De verbetercyclus die ten grondslag ligt aan ISO 45001:

• Plan: Bepaal doelen en maak plannen
• Do: Voer de plannen uit
• Check: Meet en evalueer de resultaten
• Act: Verbeter op basis van de evaluatie

Deze cyclus herhaalt zich continu.

Prestatie-indicator

Een meetbare waarde die aangeeft hoe goed je presteert. Voorbeelden voor G&VW: incidentfrequentie, verzuimpercentage, aantal uitgevoerde inspecties, percentage afgeronde verbeteracties.

Proces

Een reeks activiteiten die input omzet in output. ISO 45001 vraagt om een procesbenadering: je identificeert de processen die relevant zijn voor G&VW en beheerst ze.

R

RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie)

De wettelijk verplichte inventarisatie van gevaren en beoordeling van risico’s in Nederland. De RI&E vormt vaak de basis voor de gevarenidentificatie die ISO 45001 vraagt.

Lees meer over de relatie tussen RI&E en ISO 45001.

Risico

Het effect van onzekerheid op doelstellingen. In de context van G&VW: de combinatie van de waarschijnlijkheid dat een gevaar leidt tot letsel of ziekte, en de ernst van dat letsel of die ziekte.

Risicobeoordeling is het proces om risico’s te analyseren en te evalueren.

Risico’s en kansen

ISO 45001 vraagt om zowel risico’s als kansen te identificeren. Risico’s zijn negatieve effecten die je wilt voorkomen of beperken. Kansen zijn positieve mogelijkheden die je wilt benutten.

S

Scope (toepassingsgebied)

De grenzen en toepasbaarheid van je G&VW-managementsysteem. Je bepaalt welke activiteiten, locaties en processen binnen de scope vallen. Dit moet je documenteren.

U

Uitbesteed proces

Een proces dat je laat uitvoeren door een externe partij. Zelfs als je werk uitbesteedt, blijf je verantwoordelijk voor de veiligheidsbeheersing. ISO 45001 vraagt om criteria te stellen en naleving te controleren.

V

VCA

Veiligheid Checklist Aannemers. Een certificeringsschema voor arbeidsveiligheid dat veel wordt gebruikt in de bouw en industrie in de Benelux.

Lees meer over het verschil tussen ISO 45001 en VCA.

Verbetering

Het verhogen van de prestaties. ISO 45001 vraagt om continue verbetering van het G&VW-managementsysteem en de G&VW-prestaties.

W

Werknemer (worker)

Een persoon die werk verricht onder aansturing van de organisatie. Dit omvat niet alleen personeel in loondienst, maar ook uitzendkrachten, zzp’ers en anderen die werken onder je verantwoordelijkheid.

ISO 45001 is breder dan alleen je eigen personeel.

Werknemersparticipatie

De actieve betrokkenheid van werknemers bij het G&VW-managementsysteem. ISO 45001 stelt dit veel centraler dan zijn voorganger OHSAS 18001 deed.

Lees meer over werknemersparticipatie.

Werkplek (workplace)

De plaats waar werk wordt verricht onder aansturing van de organisatie. Dit omvat niet alleen je eigen bedrijfspand, maar ook locaties van klanten, bouwplaatsen, thuiswerkplekken en onderweg.

Volgende stap

Terug naar de eisen van de norm, of bekijk het stappenplan om te starten met certificering.