ISO 9001 stappenplan

Oriëntatie en besluitvorming

Voordat je begint, moet je weten of ISO 9001 echt iets voor jullie is. Stel jezelf deze vragen:

• Waarom willen we dit? (klanteis, aanbesteding, interne verbetering?)
• Hebben we de capaciteit om dit erbij te doen?
• Wie gaat dit trekken?

De directie moet erachter staan. Zonder commitment van de top wordt het een moeizaam traject. ISO 9001 vraagt namelijk dat het management actief betrokken is, niet alleen op papier.

Actie: Bespreek met de directie en wijs een projectleider aan.

Gap-analyse: waar staan we nu?

Een gap-analyse brengt in kaart wat je al hebt en wat er nog mist. Loop de eisen van ISO 9001 langs en kijk eerlijk: voldoen we hieraan? Gedeeltelijk? Helemaal niet?

De meeste bedrijven hebben al meer dan ze denken. Je hebt waarschijnlijk al:

• Een manier van werken (processen)
• Afspraken over wie wat doet
• Een vorm van klantenadministratie
• Klachtenafhandeling

De kunst is om dit expliciet te maken en de gaten te identificeren.

Actie: Maak een overzicht van alle ISO 9001 eisen en scoor jezelf op elk punt.

Scope bepalen

De scope bepaalt waarvoor je gecertificeerd wordt. Dit is belangrijk: je hoeft niet je hele bedrijf te certificeren.

Een bouwbedrijf dat ook een klein uitzendbureau runt, kan ervoor kiezen om alleen de bouwactiviteiten te certificeren. De scope moet wel logisch zijn; je kunt niet willekeurig onderdelen weglaten.

Actie: Beschrijf precies welke activiteiten, locaties en producten/diensten onder de certificering vallen.

Processen documenteren

Nu komt het echte werk: je processen beschrijven. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. De norm vraagt niet om dikke handboeken, maar om duidelijkheid.

Wat moet je minimaal vastleggen:

Actie: Begin met je kernprocessen. Beschrijf eerst hoe het écht gaat, niet hoe het idealiter zou moeten.

Implementeren en toepassen

Je kunt niet naar een audit met alleen papieren processen. Je moet aantonen dat je systeem werkt. Dat betekent:

• Medewerkers trainen in de nieuwe werkwijze
• Registraties bijhouden
• Afwijkingen vastleggen en oplossen
• Minimaal één volledige cyclus doorlopen

De auditor wil bewijs zien. Facturen, inkooporders, klachtenregistraties, notulen van overleggen. Zorg dat je dit verzamelt.

Actie: Implementeer je systeem en verzamel minimaal 2-3 maanden aan bewijs dat het werkt.

Interne audit

Voordat de externe auditor langskomt, doe je eerst een interne audit. Je controleert zelf of je systeem voldoet aan de eisen.

Dit is verplicht volgens de norm, maar ook slim. Je ontdekt nu wat er nog niet klopt, zodat je het kunt fixen voordat de echte audit begint.

Je kunt de interne audit zelf doen, maar de auditor mag niet zijn eigen werk controleren. De kwaliteitsmanager mag dus niet zijn eigen processen auditen. Veel kleine bedrijven laten dit door een externe partij doen.

Actie: Plan en voer een complete interne audit uit. Registreer bevindingen en los afwijkingen op.

Directiebeoordeling

De directie moet het kwaliteitssysteem periodiek beoordelen. Dit is een formele eis van de norm.

In deze beoordeling kijk je naar:

• Resultaten van audits
• Klanttevredenheid
• Prestaties van processen
• Status van verbeteracties
• Veranderingen die het systeem raken

Het is geen formaliteit. De auditor vraagt naar de notulen en wil zien dat de directie actief betrokken is.

Actie: Plan een directiebeoordeling en leg de resultaten vast.

Certificerende instantie kiezen

Nu moet je kiezen wie de audit gaat uitvoeren. Bekende certificerende instanties in Nederland zijn:

• Kiwa 
• TÜV 
• DEKRA 
• DNV 
• Bureau Veritas 
• Lloyd’s Register (LRQA) 
• BSI 

Let op: kies een instantie die geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie (RvA) . Alleen dan is je certificaat erkend. Je kunt op de website van de RvA  controleren of een instantie geaccrediteerd is.

Actie: Vraag offertes aan bij 2-3 instanties en vergelijk prijs, doorlooptijd en aanpak.

Certificeringsaudit

De audit bestaat uit twee fasen:

Fase 1: Documentatiebeoordeling De auditor beoordeelt je documentatie en checkt of je klaar bent voor fase 2. Dit kan op locatie of op afstand. Je krijgt feedback over eventuele tekortkomingen.

Fase 2: Implementatie-audit De auditor komt op locatie en controleert of je systeem werkt zoals beschreven. Hij praat met medewerkers, bekijkt registraties en volgt processen.

Na afloop krijg je een rapport met:

• Conformiteiten: wat goed gaat
• Observaties: verbeterpunten (geen must)
• Minor afwijkingen: tekortkomingen die je moet oplossen, maar niet blokkerend
• Major afwijkingen: ernstige tekortkomingen die certificering blokkeren

Bij minor afwijkingen krijg je meestal 90 dagen om ze op te lossen. Bij major afwijkingen kan een heraudit nodig zijn.

Actie: Bereid je medewerkers voor. Iedereen moet weten wat ISO 9001 is en wat hun rol is.

Certificaat ontvangen

Als de audit positief is en eventuele afwijkingen zijn opgelost, krijg je het certificaat. Dit is 3 jaar geldig.

Maar het houdt niet op. Elk jaar komt de auditor terug voor een controle-audit (surveillance audit). Na 3 jaar volgt een hercertificeringsaudit.

Actie: Plan je jaarlijkse audits in en blijf je systeem onderhouden.