Wat kost VCA-certificering?

VCA -certificering is een investering, maar vergeleken met veel andere certificeringen is het relatief toegankelijk. De SSVV  beheert de regeling en stelt de eisen vast. Certificering vindt plaats via een geaccrediteerde instantie . De kosten zijn overzichtelijker, de doorlooptijd is korter, en de eisen zijn concreter. Toch is het belangrijk om een realistisch beeld te hebben van wat je kunt verwachten.

De totale kosten hangen af van drie factoren: het VCA-niveau dat je nastreeft, de grootte van je bedrijf, en je huidige situatie. Een klein bedrijf dat al veel aan veiligheid doet is goedkoper uit dan een groter bedrijf dat van nul moet beginnen.

De totale investering in perspectief

De kosten voor VCA-certificering vallen uiteen in eenmalige kosten om het certificaat te halen en doorlopende kosten om het te behouden. Hieronder vind je indicaties per bedrijfsgrootte en niveau.

Elke kostenpost uitgelegd

Om te begrijpen waar je geld naartoe gaat, lopen we de belangrijkste kostenposten langs.

Veiligheidsdiploma’s

De diploma’s B-VCA en VOL-VCA zijn een vereiste voor VCA-certificering. Zonder geldige diploma’s geen certificaat. De kosten voor diploma’s vormen vaak een substantieel deel van de totale investering, vooral bij grotere bedrijven.

Een B-VCA examen kost rond de €80 - €120 per persoon, exclusief cursusmateriaal en eventuele training. Met een cursus erbij kom je op €150 - €250 per persoon. VOL-VCA is duurder vanwege de uitgebreidere inhoud: reken op €200 - €350 per persoon inclusief cursus.

De kosten lopen snel op bij meer medewerkers. Een bedrijf met 20 operationele medewerkers die B-VCA nodig hebben, betaalt al snel €3.000 - €5.000 alleen aan diploma’s. Tel daar de VOL-VCA diploma’s voor leidinggevenden bij op en je zit richting €4.000 - €7.000.

De diploma’s zijn tien jaar geldig. Daarna moeten medewerkers opnieuw examen doen. Bij je meerjarenplanning moet je rekening houden met deze kosten.

Exameninstituten die VCA-examens afnemen zijn onder meer PBNA , Dirksen , SHE Academy , en Bureau Veritas Training . Prijzen variëren, dus vergelijk offertes.

Begeleiding en advies

De meeste bedrijven kunnen VCA* halen met beperkte externe hulp. De eisen zijn concreet en de documentatie is overzichtelijk. Met de informatie van SSVV  en voorbeelddocumenten kom je een heel eind.

Voor VCA** is externe begeleiding vaker aan te raden, zeker als je geen ervaring hebt met managementsystemen. De eisen zijn uitgebreider en de documentatie complexer. Een adviseur kan je helpen om de juiste structuur op te zetten en valkuilen te vermijden.

Tarieven voor VCA-adviseurs variëren van €75 tot €150 per uur. Sommige adviseurs bieden vaste trajectprijzen aan, wat meer zekerheid geeft. Reken voor VCA* begeleiding op €500 - €3.000 afhankelijk van de intensiteit. Voor VCA** ligt dit hoger: €1.000 - €6.000 of meer.

Als je al ISO 9001 of een ander managementsysteem hebt, heb je waarschijnlijk minder begeleiding nodig. Veel elementen, zoals documentbeheer en corrigerende maatregelen, zijn vergelijkbaar.

De certificeringsaudit

De kosten voor de certificeringsaudit worden bepaald door de certificerende instantie en hangen af van het niveau en de omvang van je bedrijf. Erkende certificerende instanties voor VCA zijn onder meer Kiwa , TÜV , DNV , Bureau Veritas , en LRQA .

De auditduur hangt af van het niveau en de grootte van je bedrijf. Voor een klein bedrijf met VCA* is een halve tot hele dag vaak voldoende. Voor VCA** bij een groter bedrijf kan dit oplopen tot twee dagen of meer.

Dagtarieven van auditors variëren van €800 tot €1.200 per dag. Tel daar de voorbereidingstijd en rapportage bij op en je komt op de bedragen in de tabellen hierboven.

Vergelijk offertes van meerdere instanties. De prijzen kunnen significant verschillen, net als de aanpak en de ervaring in jouw sector.

Jaarlijkse tussentijdse audits

Na certificering komt de auditor elk jaar terug voor een tussentijdse audit. Deze audit is korter dan de initiële audit en controleert of je nog steeds aan de eisen voldoet.

De kosten voor tussentijdse audits liggen typisch op 50-70% van de initiële auditkosten. Reken op €600 - €1.500 per jaar voor een klein bedrijf en €1.500 - €3.500 voor een groter bedrijf.

Na drie jaar volgt een hercertificeringsaudit, vergelijkbaar met de initiële audit. Plan deze kosten in je meerjarenbegroting.

Interne kosten

Naast de externe kosten zijn er interne kosten in de vorm van tijd. VCA-implementatie vraagt inzet van mensen in de organisatie.

Iemand moet de diploma’s regelen, de documentatie opstellen, de registraties bijhouden, en de audit voorbereiden. Voor een klein bedrijf kan dit door de directeur of een medewerker naast het reguliere werk worden gedaan. Bij grotere bedrijven is er vaak een KAM-coördinator of preventiemedewerker die dit oppakt.

De interne tijdsbesteding voor VCA* is beperkt: reken op 40-80 uur voor de initiële implementatie. Voor VCA** is dit meer: 80-160 uur of meer, afhankelijk van je startpositie.

Na certificering vraagt het onderhoud van VCA minder tijd, maar het is niet nul. Registraties bijhouden, toolboxen organiseren, diploma’s bewaken: reken op enkele uren per maand.

Doorlooptijd: hoe lang duurt het?

De doorlooptijd voor VCA-certificering is korter dan voor de meeste ISO-certificeringen. De eisen zijn concreter en er is minder documentatie nodig.

Kosten verlagen: praktische tips

Begin met VCA*

Als je twijfelt tussen VCA* en VCA**, begin dan met VCA* en upgrade later. VCA* is sneller en goedkoper te halen, en veel opdrachtgevers accepteren het. Als blijkt dat je VCA** nodig hebt, kun je altijd upgraden.

Combineer examens

Als meerdere medewerkers examen moeten doen, vraag dan naar groepskorting bij het exameninstituut. Sommige instituten bieden ook incompany examens aan, wat logistiek efficiënter kan zijn.

Gebruik bestaande documentatie

Als je al ISO 9001 of een ander managementsysteem hebt, hergebruik dan wat je kunt. De RI&E die je al hebt kan dienen als basis voor de VCA risico-inventarisatie. Je documentbeheersysteem kan je VCA-documenten bevatten.

Doe zelf wat je kunt

Veel bedrijven kunnen VCA* grotendeels zelf implementeren. De SSVV-website  biedt veel informatie en er zijn voorbeelddocumenten beschikbaar. Schakel alleen externe hulp in waar je vastloopt.

Vergelijk certificerende instanties

Vraag offertes aan bij meerdere instanties. De prijzen kunnen significant verschillen, net als de beschikbaarheid. Sommige instanties hebben lange wachttijden, andere kunnen sneller.

Combineer met ISO-audits

Als je ook ISO 9001 of een andere ISO-certificering hebt of wilt halen, kan het efficiënt zijn om de audits te combineren. Bespreek dit met je certificerende instantie.

Is het de investering waard?

Voor veel bedrijven is VCA geen luxe maar een noodzaak. Zonder VCA kom je bij veel opdrachtgevers simpelweg niet binnen. De investering verdient zichzelf terug in toegang tot opdrachten die anders niet haalbaar zijn.

Maar de waarde gaat verder dan alleen toegang tot de markt. Een bedrijf dat VCA serieus neemt, heeft minder ongevallen. Minder ongevallen betekent minder verzuim, minder schade, en lagere kosten. De Inspectie SZW  (nu Nederlandse Arbeidsinspectie) publiceert regelmatig cijfers waaruit blijkt dat bedrijven met een actief veiligheidsbeleid significant minder ongevallen hebben.

Daarnaast draagt VCA bij aan professionaliteit. Het dwingt je om na te denken over veiligheid, procedures vast te leggen, en medewerkers te trainen. Dit verhoogt de kwaliteit van je werk en je aantrekkelijkheid als werkgever.

Meer informatie

• VCA stappenplan – Van start tot certificaat
• VCA eisen – De checklist uitgelegd
• VCA niveaus – VCA*, VCA** of Petrochemie?
• Het auditproces – Wat kun je verwachten?